klubbsekretæren

Velkommen til et viktig verv for Rotaryklubben din og som samarbeidspartner i D-2305! Nyttig informasjon for klubbsekretæren finner du på www.rotary.org. Søk på: «2010 Manual of Procedure». Den finnes på svensk og på engelsk. Allikevel, den beste informasjonen kan du hente hos den som har gått foran deg!

Sekretæren er en nøkkelperson i klubben, og klubbpresidentens nærmeste medarbeider. I god tid før du skal tiltre vervet, lønner det seg å samarbeide godt med fungerende sekretær. Dessuten bør du delta i den opplæringen som distriktet tilbyr gjennom Styreseminarene.

Sekretæren må gjøre seg kjent med klubbens vedtekter og er spesielt ansvarlig for:

Rapporter til RI

• Semi Annual Report (SAR - rapporten) 1. juni og 1. desember er fra 2015 automatisert ved at datagrunnlaget (antall medlemmer) hentes fra www.rotary.no. Faktura for kontingent sendes klubbene halvårlig.
  
• Medlemsendringer, inn-/ut- meldinger, adresseendringer, fortløpende.
  
• Kontrollere alle e-postadresser og gjøre nødvendige endringer fortløpende på http://medlemsnett.rotary.no/ (Videre rapportering til «Member Access» skjer nå automatisk)
  
• Data for neste års styre innen den 31. desember før det nye styret tiltrer! Rapporter dette på «Medlemsnett». http://medlemsnett.rotary.no/
• Frammøtestatistikk, senest den 10. i påfølgende måned. NB Oppdaterte regler for fremmøteberegning finnes i Norsk Rotary Håndbok side 27- 29. Se http://www.rotary.no Søk etter «Norsk Rotary Håndbok»
  

«Interne» oppgaver i klubben

• Brev og referater
  
• Utstede medlemskort. I dagens dataalder, er det enkelt for klubbsekretæren å identifisere gjester fra andre klubber. Melding om besøk sendes også via nettet til den klubben gjesten er medlem av. Dette er praktisk, men det virker uheldig når mange av klubbene ikke skriver ut medlemskort. Medlemmene har krav på å kunne identifisere seg som rotarianere.
  
• Påse at klubben velger nytt styre, i tråd med klubbens vedtekter, men før 1. desember. Nye tillitsvalgte meldes til Medlemsnett innen 31. desember på: http://medlemsnett.rotary.no/innhold/116/ett.rotary.no.
  
• Registrere gjester, utfylling av gjestekort.
  
• Rutiner for gaver og oppmerksomheter ved fødselsdager og jubileer i tråd med klubbens rutiner
  
• Følge opp medlemmer med lange fravær
  
• Fordele komitéprotokoller til nye komitéledere.
  
• NB! Etablering av klubbarkiv! Ett eks. av klubbens Jubileumsberetninger skal sendes NORFO`s Landsarkiv. Se oppdatert adresseliste på NORFOs hjemmeside.
  
• I samarbeid med klubbens president og øvrige styre, utarbeide årsrapport for Rotaryåret.
  

Praktiske tips for klubbsekretær

• Nødvendig materiell, medlemskort, nåler, medlemskort, gjestekort etc. kan bestilles hos: lisensiert firma, f. eks http://www.pillori.com/rotary/
  
• Som det framgår av oppgitte adresser, PC er et sentralt arbeidsredskap. Alle rapporter og medlemsopplysninger registreres på adressen: http://www.medlemsnett.rotary.no
  
• Dersom klubben aktivt har reservert seg mot å være tilknyttet NOMDA må alle opplysninger også registreres på: http://www.rotary.org Member Access.
  
• Dersom den enkelte klubb er tilsluttet NOMDA, er det tilstrekkelig å legge opplysninger inn på http://medlemsnett.rotary.no/ Denne tilknytningen gjøres med noen få tastetrykk på http//rotary.org , bruksanvisningen finner du på http://medlemsnett.rotary.no/ Knytter en seg ikke til, må opplysninger legges inn to steder.
  
• Brukernavn og passord for http://www.rotary.no innehas av den nåværende klubbsekretæren og du vil overta dette.
  
• Nye medlemmer registreres på medlemsnett av sekretæren. De vil få tilsendt brukernavn og passord til den e-postadressen som legges inn på medlemsnett. Det er derfor viktig at e-postadressen skrives korrekt. Matrikkelen finnes på: http://medlemsnett.rotary.no/
  
• Når det gjelder www.rotary.org så må du skaffe deg brukernavn og passord ved å gå inn på «My Rotary/Member access» og registrere deg som ny bruker. Oppfordre alle klubbens medlemmer til å registrere seg på: http://rotary.org/en/selfservice.login
  
• Det ligger nyttig Rotary informasjon og læringsprogrammer på disse to adressene. I vårt daglige virke finner vi der raskt oppdateringer om aktuelt Rotary stoff, og svar på praktiske spørsmål som medlemmene stiller en sekretær.
  

Husk at det alltid er tillatt å spørre om hjelp, dersom du står fast. Lykke til!

Presentasjoner benyttet til sekretæropplæring på Styreseminar 2019:

• Styreseminar 2019  for sekretærer
• Klubbsekretærens oppgaver
• Min Side og Medlemsnett
• Arkiv på medlemsnett
• My Rotary og Rotary Club Central
• Paul Harris Fellow tildeling
• Praktiske øvelser